Artigo escrito em colaboração com Rick Nogueira - fotógrafo e embaixador da Fotto.
A fotografia de eventos desempenha um papel crucial na captura dos momentos marcantes de celebrações, conferências e diversas outras ocasiões.
Quando se trata de trabalhar com organizadores de eventos, o fotógrafo precisa ir além da captura de imagens.
Fotográfos que queiram desempenhar bem com essas empresas, é necessário seguir boas práticas que garantam a entrega de um trabalho impecável e uma colaboração eficiente com os organizadores.
Neste artigo, exploraremos 10 boas práticas essenciais para fotógrafos que trabalham diretamente com organizadores de eventos.
Quem são os organizadores de eventos?
Os organizadores de eventos são responsáveis pela criação, planejamento e execução de todos os aspectos de um evento.
Eles podem atuar em eventos sociais, como casamentos e aniversários, ou em eventos corporativos, como conferências, feiras e convenções.
Além disso, os organizadores de eventos também desempenham um papel crucial na organização de eventos esportivos.
Em corridas de rua, torneios de futebol, maratonas e meias maratonas, entre tantos outros eventos esportivos, os organizadores de eventos esportivos são encarregados de coordenar desde a logística das provas até a segurança dos participantes, garantindo que o evento ocorra sem problemas.
De uma maneira geral, os organizadores de eventos acabam sendo os responsáveis em obter autorizações, contratação de fornecedores, gerenciamento de equipes e comunicação com atletas e patrocinadores, além de pensar na experiência do público presente.
A Importância da Fotografia para os Organizadores de Eventos
A experiência dos participantes é amplificada pela fotografia, que oferece uma lembrança duradoura dos momentos mais marcantes de um evento, como interações, discursos e momentos emocionantes.
Essas fotos podem ser compartilhadas em redes sociais e aumentam a satisfação dos convidados.
Além disso, para muitos organizadores, a fotografia é uma importante fonte de receita, frequentemente sendo a segunda ou terceira maior linha de ganhos, atrás de inscrições e patrocínios.
A venda de fotos profissionais durante o evento é altamente valorizada pelos participantes, tornando-se um modelo de negócio lucrativo em eventos como formaturas, congressos, shows e eventos esportivos.
Para garantir o sucesso do evento, é crucial que ele seja bem organizado e executado.
A colaboração com fotógrafos especializados, que compreendem a dinâmica e o ritmo do evento, é essencial para capturar os momentos certos e assegurar que o evento ocorra conforme o planejado.
Boas Práticas ao Fotografar para Organizadores de Eventos
A seguir, listamos as 10 boas práticas que podem ajudar fotógrafos a oferecer um serviço mais completo, garantindo não apenas a captura de imagens excepcionais, mas também a construção de uma relação profissional sólida com organizadores de eventos.
1. Estabeleça contratos claros e detalhados
Uma das melhores práticas ao trabalhar com organizadores de eventos é garantir que todos os termos e condições do serviço estejam claros desde o início.
Isso inclui:
- Quantidade (e qualidade) das fotos a serem entregues
- Prazo de entrega;
- Uso das imagens (seja para divulgação ou uso exclusivo do cliente);
- Valores e formas de pagamento.
Ter um acordo ou contrato detalhado ajuda a evitar conflitos e garante um entendimento mútuo entre cada fotógrafo e o organizador do evento.
2. Compreenda as necessidades do evento
Cada evento é único, e as expectativas podem variar de acordo com o tipo de cliente ou a natureza da ocasião.
Portanto, é fundamental entender as especificidades do evento, como:
- Momentos-chave que precisam ser registrados;
- Estilo fotográfico desejado;
- Destaques do evento (palestrantes, atrações, personalidades).
Essa comunicação é essencial para alinhar expectativas e entregar um trabalho que atenda ao que foi solicitado.
3. Revise o briefing atentamente
Antes de começar o trabalho, revise o briefing cuidadosamente para garantir que todas as expectativas estejam claras.
Um briefing nada mais é que uma orientação detalhada que define os objetivos, necessidades e requisitos do projeto.
Ele serve como um guia para alinhar as expectativas entre todas as partes envolvidas, e quando direcionada aos fotógrafos, irá garantir que o trabalho fotográfico seja executado de acordo com o planejado.
E se você, fotógrafo, não concordar com o briefing do organizador de evento?
Caso não concorde com algum ponto ou sinta que algo pode ser inviável, comunique-se imediatamente com o gerente ou organizador do evento e veja se existe uma alternativa.
O que é realmente importante para fotógrafos que estão começando a trabalhar com organizadores é a importância de seguir as regras.
Caso o organizador determine um conjunto de regras para a realização de um evento, siga-as à risca, para que não ocorram problemas futuros.
Lembre-se de que podem existir outros fotógrafos no mesmo evento que você, e todos devem seguir as mesmas regras.
Caso não seja possível chegar a um acordo sobre algum ponto do briefing que você não esteja de acordo, é preferível declinar a oportunidade do que correr o risco de não cumprir o combinado, o que pode prejudicar futuras colaborações e até resultar no banimento de outros eventos.
4. Esteja sempre preparado e equipado
A preparação é fundamental.
Eventos podem ser imprevisíveis e, como fotógrafo, é essencial estar pronto para lidar com imprevistos.
Isso inclui a elaboração de um checklist pré-evento:
- Câmeras e lentes limpas (preferencialmente recém-revisadas)
- Ter equipamento de backup;
- Levar sempre baterias e cartões de memória adicionais;
- Esteja devidamente uniformizado, caso isso seja necessário no evento;
Além do equipamento fotográfico padrão, esteja preparado para trabalhar em diferentes condições de iluminação e ambientes.
Se possível conheça antes o local e pense em como lidar da melhor maneira possível com adversidades de iluminação.
Certos eventos, como é o caso dos eventos esportivos, podem ter restrições de entrada em certos pontos.
Sabendo disso antes, o fotógrafo pode armar estratégias para fazer a melhor foto respeitando os limites.
5. Seja flexível
Eventos nem sempre seguem o plano à risca.
Mudanças no cronograma e na logística são comuns, e o fotógrafo precisa ser capaz de se adaptar rapidamente.
O importante para o fotógrafo é ter uma comunicação aberta com o organizado, estendo sempre preparado para ajustar seu trabalho conforme necessário.
6. Respeite os direitos de imagem e propriedade intelectual
Fotografar eventos frequentemente envolve capturar pessoas, convidados e marcas.
Certifique-se de que as permissões de uso de imagem estejam claras e respeite os direitos de propriedade intelectual, especialmente no uso e distribuição das fotos, conforme previsto na Lei nº 9.279/96.
É essencial no briefing, um alinhamento sobre as pessoas (ou locais) que possam ou não serem fotografados.
Confira essas informações com antecedência.
7. Familiarize-se com a plataforma de venda ou entrega de fotos solicitada
Muitos organizadores de eventos utilizam plataformas específicas para a entrega ou venda de fotos.
Caso nunca tenha usado a plataforma solicitada, reserve um tempo para se familiarizar com ela antes do evento.
Isso evita problemas técnicos e garante uma entrega fluida e profissional das imagens.
Se a plataforma escolhida for a Fotto, vale destacar que, embora seja muito intuitiva e rápida de usar, é essencial configurar todas as informações de pagamento com antecedência.
Isso assegura que você esteja pronto para vender suas fotos e receber pelas vendas sem problemas.
Investir alguns minutos nessa configuração inicial pode otimizar sua experiência e garantir que tudo funcione perfeitamente após o evento.
8. Ajude a divulgar o evento e o link de venda de fotos
Um bom fotógrafo de eventos também pode ajudar a divulgar o evento nas redes sociais e outros meios.
Adicionalmente, incentive os participantes a comprarem as fotos capturadas, compartilhando o link de vendas sempre que possível.
Ao divulgar o evento, o fotógrafo não só ajuda seus resultados e resultados de outros fotógrafos, como também vai ganhar mais visibilidade perante o organizador, equipes e marcas apoiadoras.
9. Entregue as fotos dentro do prazo combinado
O tempo de entrega das fotos é crucial para organizadores de eventos, especialmente em eventos corporativos ou grandes produções.
O tempo de entrega das fotos é crucial para organizadores de eventos, especialmente em eventos corporativos, esportivos ou grandes produções.
Muitas vezes, as imagens são necessárias para divulgação rápida nas redes sociais ou em ações de marketing.
Garantir que as fotos sejam entregues no prazo acordado reforça a confiança e aumenta as chances de futuras contratações.
No caso de corridas e torneios esportivos, a rapidez na disponibilização das fotos para venda é ainda mais importante.
Quando as imagens são oferecidas logo após o evento, aproveita-se o entusiasmo dos participantes, que estão ansiosos para reviver os momentos e compartilhar suas conquistas.
Essa agilidade pode resultar em um número significativamente maior de vendas, já que os atletas e participantes desejam capturar e compartilhar a emoção enquanto ela ainda está fresca.
10. Acompanhe as vendas e os indicadores de desempenho
Após o evento, utilize as ferramentas de análise da plataforma para acompanhar as vendas de fotos.
Isso é importante para fotógrafos pois permite avaliar seu desempenho, identificar quais tipos de fotos tiveram mais sucesso e comparar seus resultados com os de outros fotógrafos, caso o evento tenha sido coberto por uma equipe.
Papéis e Responsabilidade do Organizador e Fotógrafo: Uma Visão Geral
Quando se trata de fotografar para organizadores de eventos, é importante entender as responsabilidades de ambas as partes envolvidas.
Esta seção visa ajudar tanto fotógrafos quanto organizadores a terem um melhor entendimento de seus papéis, servindo como um resumo claro sobre o que cada um faz e suas responsabilidades principais.
Tanto os organizadores quanto os fotógrafos desempenham papéis fundamentais para o sucesso do evento e a captura de imagens memoráveis. A seguir, abordamos as principais responsabilidades de cada um.
Responsabilidades do Organizador do Evento
Os organizadores de eventos são responsáveis por garantir que tudo ocorra sem problemas, desde a logística até a experiência dos participantes.
Eles precisam gerenciar diversos aspectos, incluindo a contratação de profissionais qualificados, como fotógrafos.
Portanto, veja aqui as responsabilizes do organizador mais comuns com relação ao registro fotográfico e os fotógrafos:
Planejamento e Logística:
• Definir o local, data e horários do evento, garantindo que o espaço esteja adequado para as necessidades da fotografia.
• Coordenar a montagem de equipamentos, decoração e outros itens que podem impactar a qualidade das fotos.
Comunicação com o Fotógrafo:
• Fornecer todas as informações necessárias ao fotógrafo sobre o cronograma do evento, momentos-chave e expectativas de cobertura.
• Garantir que o fotógrafo tenha acesso a todas as áreas importantes para capturar os momentos essenciais do evento.
Criação de Briefing Fotográfico:
• Especificar o estilo e tipo de fotos desejadas, desde imagens formais até fotos espontâneas dos participantes.
• Indicar momentos ou convidados especiais que devem ser destacados nas imagens.
Autorização e Privacidade:
• Cuidar da obtenção das permissões necessárias dos participantes para o uso de suas imagens, especialmente em eventos corporativos ou públicos.
• Nos eventos onde as fotos serão vendidas online, garantir a obtenção das autorizações de uso de imagem, o que pode incluir exclusividade ou permissão não exclusiva, dependendo do acordo estabelecido.
Divulgação da Disponibilidade das Fotos:
• Informar os participantes sobre a disponibilidade das fotos, utilizando e-mails pós-evento, postagens nas redes sociais ou até mesmo locuções durante o evento.
Informar Critérios de Desconto e Isenção de Fotos:
• Esclarecer critérios especiais de desconto ou isenção para fins de divulgação, como fotos gratuitas para influenciadores, colaboradores, ou marcas apoiadoras do evento.
Responsabilidades do Fotógrafo
Conforme já mencionado, o fotógrafo que fotografa para organizadores assume o papel de transformar o evento do organizador em imagens de alta qualidade, registrando assim a essência do projeto ou acontecimento da melhor forma possível e buscando sempre atender os objetivos esperados.
Assim, a seguir apresentamos também as responsabilidades do fotógrafo quando estiver fotografando para organizadores:
Preparação Técnica:
• Certificar-se de que os equipamentos estão prontos e ajustados para as condições de iluminação e ambiente do evento.
• Chegar com antecedência para conhecer o espaço e verificar os melhores ângulos e pontos de cobertura.
Cobertura do Evento:
• Capturar todos os momentos importantes, conforme detalhado no briefing, incluindo discursos, apresentações e interações dos participantes.
• Fotografar detalhes que refletem a organização e o conceito do evento, como decoração, brindes e ações promocionais.
Flexibilidade e Agilidade:
• Ser capaz de se adaptar rapidamente a mudanças no cronograma ou condições do evento.
• Agir de forma discreta para não interferir nas atividades, mas garantir que os melhores momentos sejam registrados.
Pós-Produção e Entrega:
• Realizar o tratamento das imagens para garantir qualidade e consistência no resultado final.
• Entregar as fotos dentro do prazo combinado, seguindo os formatos e especificações acordadas com o organizador.
Fotto: A Plataforma dos Fotógrafos e Organizadores de Eventos
A Fotto é uma plataforma pioneira que conecta fotógrafos e organizadores de eventos de maneira eficiente e profissional.
Por meio dela, fotógrafos podem vender suas fotos de forma rápida e direta, enquanto organizadores de eventos têm acesso a uma ferramenta robusta para a gestão e distribuição das imagens capturadas.
Além de simplificar o processo de venda, a Fotto oferece uma interface intuitiva que facilita o monitoramento das vendas e a análise de desempenho, permitindo aos fotógrafos acompanhar suas vendas em tempo real e comparar resultados com outros profissionais, algo essencial em eventos com cobertura fotográfica em equipe.
Diferenciada pela inovação, a Fotto foi a primeira no mercado a oferecer seguro gratuito de acidentes pessoais para fotógrafos, garantindo mais segurança e tranquilidade durante o trabalho em eventos.
Com seu compromisso em entregar qualidade, a Fotto cria um ecossistema colaborativo, onde tanto fotógrafos quanto organizadores se beneficiam de um fluxo de trabalho otimizado.
Assim, o futuro da fotografia de eventos se torna mais acessível, permitindo que os profissionais se concentrem no que realmente importa: capturar momentos únicos e inesquecíveis.
Conclusão
Fotografar para organizadores de eventos envolve muito mais do que capturar boas imagens. Exige atenção aos detalhes, flexibilidade e, acima de tudo, profissionalismo.
Seguindo essas 10 boas práticas, os fotógrafos podem não apenas garantir a satisfação dos organizadores, mas também construir parcerias duradouras e fortalecer sua reputação no mercado de eventos.
Além disso, com o apoio de plataformas como a Fotto, o processo de venda e entrega de fotos se torna ainda mais eficiente, contribuindo para o sucesso de todas as partes envolvidas.
